(30.8.2021) Lausunto valtiovarainministeriölle työryhmän ehdotuksesta valtion toimitilastrategiaksi

1. Valtion toimitilastrategian tavoitteena on, että tilat tukevat tuloksellista toimintaa. Tilojen kehittämisellä edistetään työnteon ja asioinnin sujuvuutta ja parannetaan kustannusvaikuttavuutta. Tilaratkaisuissa varmistetaan tilojen terveellisyys ja tietosuoja, tieto- ja tilaturvallisuus sekä sosiaalinen, ekologinen ja taloudellinen kestävyys.   

Mahdollisia huomioita toimitilastrategian tavoitteesta:

Työturvallisuuslain mukaan vastuu terveellisistä ja turvallisesta työympäristöstä on työnantajalla, eikä tätä vastuuta voi ulkoistaa. Jo nyt on ilmennyt valtion virastoissa ongelmalliseksi vuokralle antajan (Senaatti -konserni) ja viraston keskinäiset velvollisuudet esimerkiksi sisäilmaongelmissa. Vastuu terveellisestä ja turvallisesta työympäristöstä on työnantajalla, mutta työnantajalla ei ole tosiasiallista mahdollisuutta puuttua havaittuihin epäkohtiin, mikäli vuokranantaja ei havaittuihin epäkohtiin halua puuttua. Tästä huolimatta jopa rikosoikeudellinen vastuu työturvallisuuslain vastaisesta tilanteesta kohdistuu työnantajaan, ei vuokranantajaan. Työnantaja on riippuvainen vuokranantajan tahtotilasta puuttua havaittuun epäkohtaan ja mikäli vuokranantaja ryhtyy toimenpiteisiin puutteiden korjaamiseksi työturvallisuuslain edellyttämällä tavalla, aiheuttaa tämä painetta korottaa vuokraa korjauskustannusten kattamiseksi, mihin virastolla ei välttämättä ole varattuna määrärahoja.

Strategian mukaan keskittymistä vaativa työ tehtäisiin pääsääntöisesti etätyönä kotona. Tilojen ylibuukkaus ei saa johtaa tilanteeseen, että työntekijä joutuisi vastoin omaa tahtoaan tekemään etätyötä. Etätyön tulee perustua vapaaehtoisuuteen, eikä työnantaja voi pakottaa työntekijää etätyöhön puutteellisen tilamitoituksen seurauksena. Mikäli etätyön vapaaehtoista käyttöä halutaan lisätä valtiolla, tulee toimitilastrategian yhteydessä muuttaa myös muun muassa työtapaturmavakuutuslakia siten, että vakuutuksen piiriin kuuluu niin etätyön kuin työhönsidonnaisuusaikana tapahtuvat tapaturmat samalla tavalla kuin tapaturma olisi tapahtunut virastolla työskenneltäessä.

Edelleen toimitilastrategiassa käsitellään puutteellisesti työnantajan työturvallisuuslain mukaista velvollisuutta huolehtia työntekijöiden terveellisestä ja turvallisesta työympäristöstä. Työturvallisuuslain mukaista huolehtimisvelvollisuutta ei voi siirtää työntekijälle pakottamalla työntekijä etätyöhön. Työturvallisuuslaki on säädetty työntekijän suojaksi. Toisaalta työnantajalla ei ole oikeutta päästä kenenkään työntekijän kotiin varmistuakseen siitä, että työntekijä tekee työn turvallisesti (esim. valaistus, ergonomia) eikä kenellekään työntekijällä toisaalta ole säädettyä velvollisuutta päästää ketään kotirauhan piiriin kuuluvaan tilaan. Työnantajan edustajaa ei saa asettaa mahdottomaan tilanteeseen valvoa työntekijöiden terveellistä työskentelyä, mikäli työturvallisuuslaissa säädetty valvonta- ja huolehtimisvelvollisuus on käytännössä mahdoton toteuttaa.

2. Työympäristöt sekä toimistoissa että käyttösidonnaisissa tiloissa uudistetaan tukemaan kehittyviä työnteon ja yhteistyön tapoja. Toimitilat ovat mahdollisimman helposti muunneltavissa vastaamaan työssä tapahtuviin muutoksiin. Uusissa tilatarpeissa selvitetään ensin mahdollisuudet ratkaista tilatarve osittain tai kokonaan ottamalla jo olemassa olevia tiloja yhteiskäyttöön.  Tavoitteena on, että valtion henkilöstöstä vähintään 25 % työskentelee virastojen ja laitosten yhteiskäyttötiloissa.

Muita huomioita linjaukseen liittyen:

Suurin osa lakimiestehtävistä on sellaisia, joissa tietoturva ja/ tai sensitiivisen tiedon käsittely ei mahdollista monitoimitilassa työskentelyä. Edellä mainitun johdosta arkaluonteista ja salassa pidettävää aineistoa käsittelevillä lakimiehillä tulee olla oma työhuone. Oma työhuone on myös edellytyksenä keskittymistä vaativan työn tulokselliselle tekemiselle.

Eri oikeusviranomaiset eivät voi työskennellä samoissa työtiloissa. Julkisen vallan puolueettomuuden ja riippumattomuuden kannalta ratkaisua, jossa esimerkiksi esitutkintaviranomainen, syyttäjä ja tuomioistuin työskentelisi samoissa työtiloissa, ei voida pitää hyväksyttävänä. Sijoittamalla edellä mainitut tahot samoihin työtiloihin heikkenee luottamus puolueettomaan asioiden hoitoon. Vaikka asioiden käsittely onkin puolueetonta, tulee tilaratkaisuissa ottaa huomioon myös se, miltä työtilaratkaisu näyttäytyy ulkopuoliselle havainnoitsijalle.

3. Toimistotilat ovat monitilaympäristöjä, joissa on tiloja kasvokkaista ja virtuaalista vuorovaikutusta ja yhteistyötä varten sekä yksilötyöskentelylle ja luottamuksellisten asioiden hoitamiselle. Tiloja, työvälineitä ja työtapoja kehitetään tukemaan verkkotyöskentelyä ja ns. hybridityötä. Toimistotilojen keskimääräinen tilatehokkuustavoite on 10 htm²/henkilötyövuosi, joka toteutuu strategiakauden lopulla. Tilatehokkuustavoitetta sovelletaan uusissa käynnistyvissä tilahankkeissa ottaen huomioon hallinnonalakohtaisia erityspiirteitä ja etä- ja läsnätyön suhde.

Muita huomioita linjaukseen liittyen:

Suurin osa lakimiestehtävistä on sellaisia, joissa tietoturva ja/ tai sensitiivisen tiedon käsittely ei mahdollista monitoimitilassa työskentelyä, jonka johdosta arkaluonteista ja salassa pidettävää aineistoa käsittelevillä lakimiehillä tulee olla oma työhuone. Oma työhuone on myös edellytyksenä keskittymistä vaativan työn tulokselliselle tekemiselle.

Strategian mukaan keskittymistä vaativa työ tehtäisiin pääsääntöisesti etätyönä kotona. Tilojen ylibuukkaus ei saa johtaa tilanteeseen, että työntekijä joutuisi vastoin omaa tahtoaan tekemään etätyötä. Etätyön tulee perustua vapaaehtoisuuteen, eikä työnantaja voi pakottaa työntekijää etätyöhön vaan jokaisella tulee olla mahdollisuus niin halutessaan tehdä työtä työnantajan tiloissa. Mikäli etätyön vapaaehtoista käyttöä halutaan lisätä valtiolla, tulee toimitilastrategian yhteydessä muuttaa myös muun muassa työtapaturmavakuutuslakia siten, että vakuutus korvaa etätyön ja työhönsidonnaisuusaikana tapahtuvat tapaturmat samalla tavalla kuin tapaturma olisi tapahtunut virastolla työskennellessä.

Työ tehdään työnantajan työntekovälinen. Mikäli vapaaehtoista etätyötä halutaan lisätä, tulee työnantajan huolehtia myös etätyössä tarvittavista työntekovälineistä tilaratkaisun yhteydessä. Työnantaja ei voi sälyttää työntekijän velvollisuudeksi hankkia itselleen työntekijän omalla kustannuksella työn tekemiseen tarvittavia työntekovälineitä. Strategian mukaista tavoitetta tuloksellisesta toiminnasta ei voi saavuttaa, mikäli työnantaja ei huolehdi riittävistä ja tarpeellisista työntekovälineistä.

Työaineiston salassapidosta ja tietoturvallisuudesta vastaa työnantaja. Erityisesti pienissä asuinnoissa, joissa työntekijällä ei välttämättä ole riittäviä säilytystiloja ja rauhallisia/ äänieristettyjä työskentelytilaa, lain edellyttämä salassapidon ja tietoturvallisuuden vaatimus on äärimmäisen hankala, ellei jopa mahdoton toteuttaa. Valtio työnantajana ei myöskään voi edellyttää työntekijältä, että tietty tehtävä (esim. tuomari, syyttäjä, oikeusapua) edellyttää uuden toimitilastrategian johdosta tietynlaista asuntoa sekä salassa pidettävän aineiston säilyttämiseen soveltuvaa arkistointikaappia. Tämä johtaisi työntekijöiden eriarvoistumiseen ja mahdollisuuteen ylipäätänsä hakeutua valtiolla tiettyyn tehtävään, sillä kaikilla ei ole samanlaisia taloudellisia realiteetteja hankkia asuntoa, jossa lain edellyttämä riittävä tietoturva ja salassa pidon vaatimukset olisi mahdollista toteuttaa.

Työnantaja vastaa terveellisestä ja turvallisesta työympäristöstä, joka käsittää muun muassa työergonomian. Jotta monitilatyöskentelyssä voitaisiin ottaa huomioon jokaisen työntekijän yksilölliset työterveyden säilyttämistä edistävät tarpeet, tulee jokainen monitoimitilan työpiste varustaa mm. identtisillä kalusteilla ja valaistuksella, jotta työntekijä voi säätää yhdessä työterveyshuollon kanssa hänelle parhaiten työkykyä ylläpitävän ergonomisen työskentelyasennon riippumatta siitä, missä monitoimitilan työpisteessä työntekijä työskentelee.

4. Asiakaspalvelutilat tukevat monikanavaista palvelujen tarjoamista. Yhteisissä asiakaspalvelupisteissä on tiloja kasvokkain tapahtuvalle asioinnille, sähköiselle asioinnille ja etäpalveluasioinnille.

Muita huomioita linjaukseen liittyen:

Asiakaspalvelutiloissa tulee huomioida tehtävien erilainen luonne. Sinänsä yhteiset avoimet tilat, jossa asiakkaat kohtaavat palvelun tuottajan, ovat hyväksyttäviä, mutta asiakaspalvelutiloissa tulee huomioida myös työn luonne. Asiakkaan palvelutilanne saattaa edellyttää keskustelua henkilön arkaluonteisista ja salassa pidettävistä asioista, jolloin asiakaspalvelutiloissa tulee olla riittävä määrä asiakkaan kohtaamistiloja, joissa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä asioita voidaan käsitellä luottamuksellisesti.

5. Käyttösidonnaisia tiloja suunniteltaessa toimintaa ja tiloja kehitetään samanaikaisesti ja toimitilahankkeet edistävät toiminnan vaikuttavuutta. Tilojen mitoittamisessa käytetään tietoon perustuvia kysyntä- ja tarveperusteisia ratkaisuja. Ratkaisujen yhteiskäyttö- ja synergiahyödyt tunnistetaan. Keskeisiä seurattavia mittareita ovat tilojen käyttöaste (esim. tuntia viikossa/vuodessa) ja kustannustehokkuus (euroa/m²/vuosi).

Muita huomioita linjaukseen liittyen:

Useat valtiohallinnossa työskentelevät lakimiehet toimivat pääsääntöisesti käyttösidonnaisissa tiloissa, kuten tuomioistuimissa. Esimerkiksi tuomioistuinten toimintaa ei tule mitata tilojen käyttöasteen tai kustannustehokkuuden, vaan niiden tarkoituksenmukaisen käytön perusteella. Tilojen tulee mahdollistaa sekä niiden turvallinen käyttö, että vaikkapa oikeudenkäynneille olennaiset avoimuuden vaatimukset. Istuntosalien liian vähäinen määrää ei saa asettaa rajoituksia oikeudenkäyntien sujuvuudelle ja oikeusvaltion toimivuudelle, ja tarjolla tulee olla myös muita tiloja, jotka mahdollistavat esimerkiksi sovittelutoiminnan ja tuomioistuinten salaiset päätösneuvottelut. Näistä syistä voi vaikuttaa, että tilat ovat tehokkuusmittareilla mitattuna ajoittain vajaalla käytöllä, vaikka tosiasiallisesti ne palvelevat juuri sitä käyttötarkoitusta, mihin ne on suunniteltukin.

6. Toimitilojen tulee tukea ja mahdollistaa tietoturvallinen työskentely ja luottamuksellisten asioiden käsittely. Keskeisiä keinoja ovat työpisteen valinta tehtävien mukaan, tilojen vyöhykkeistäminen, turvallisuusalueiden määrittäminen ja pääsynhallinta. Yhteisissä työympäristöissä noudatetaan yhteistä toimitilaturvallisuuskonseptia, joka mahdollistaa salassa pidettävän tiedon asianmukaisen käsittelyn ja säilyttämisen.

Muita huomioita linjaukseen liittyen:

Lakimiesliitto pitää erittäin tärkeänä, että toimitilat mahdollistavat tietoturvallisen työskentelyn ja luottamuksellisten asioiden käsittelyn. Lakimiestehtävissä toimivien osalta tämä korostuu mm. virkavastuun osalta. Tätä vastuuta ei voida ulkoistaa Senaatti-konsernille.

7. Valtion käytössä olevat toimitilat ovat päästöttömiä ja niiden rakentaminen ja korjaaminen vähäpäästöistä. Valtion käytössä olevat toimitilat ovat kestäviä, terveellisiä ja turvallisia, ja ne on tuotettu ja niitä ylläpidetään yhteiskuntavastuullisella tavalla. Tiloihin sovelletaan sisäilmaongelmien nollatoleranssia.

Muita huomioita linjaukseen liittyen:

-

8. Virastot ja laitokset päivittävät toimitilastrategian toimeenpanosuunnitelmansa yhdessä Senaatti-konsernin kanssa vuoden 2022 loppuun mennessä. Toimeenpanosuunnitelmissa toimenpiteet pyritään asettamaan siten, että toimitilastrategian tavoitteet toteutuvat vuoteen 2029 mennessä rahoituksen reunaehdot huomioiden. Ministeriöt vastaavat hallinnonaloillaan toimeenpanon seurannasta ja toimeenpanon kokonaisuutta seurataan asetettavassa neuvottelukunnassa. Toimitilastrategiaatoimeenpannaan myös osana valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistushanketta.

Muita huomioita seurantaan liittyen:

Numeeristen tehokkuusmittareiden rinnalla tulisi mitata myös työhyvinvointia ja kiinnittää huomiota toimitilojen viihtyisyyteen.